Lögmannsþjónusta frá sjónarhóli kaupenda

Lögmenn kunna flestir lögfræði. Frá sjónarhóli kaupanda er einkenni góðrar lögmannsþjónustu hins vegar meira en að þekkja lögin. Lögmannsþjónusta er dýr. Lögmenn verða að geta komið ráðgjöf skýrlega frá sér þannig að hún gagnist kaupanda þjónustunnar. Í öðrum orðum þarf ráðgjöf að vera lögfræðilega góð, skýr og praktísk, og í samræmi við væntingar kaupandans. Góðir lögmenn leggja sig fram við að skilja væntingar og þarfir viðskiptavinarins og sníða ráðgjöfina að þeim. Slíkt hámarkar virði þjónustunnar og byggir undir viðvarandi viðskiptasamband við kaupandann. Hér verður reynt að draga fram sjónar-mið kaupenda lögmannsþjónustu og greina helstu forsendur góðrar ráðgjafar. Tilgangurinn er að skapa grundvöll að frekara samtali milli lögmanna og viðskiptavina, öllum til hagsbóta. Greinin byggir á hugleiðingum höfundar og annarra innanhússlögfræðinga.

Þekking og traust er lykillinn

Við val á lögmanni skiptir lykilmáli að lögmaðurinn sé með góða þekkingu á því réttarsviði sem ráðgjöfin tengist. Það eitt og sér er hins vegar ekki nægilegt til að mynda viðvarandi viðskiptasamband. Viðskiptavinur á eðlilega að geta treyst því að lögmaður sinni starfi sínu að heilindum, virði trúnaðarskyldu og sé ávallt með hagsmuni viðskiptavinarins að leiðarljósi. Lögmaður verður einnig að sýna fram á framúrskarandi samskiptahæfileika, bæði við að koma frá sér ráðgjöf og í öðrum samskiptum við kaupandann.

Traust viðskiptasamband krefst þess að hægt sé að eiga persónuleg og góð samskipti. Í þessu felst að viðskiptavinur hafi aðgang að lögmanninum og geti treyst því að símtölum og tölvupóstum sé svarað innan eðlilegs tímaramma. Í þessu felst einnig að lögmaður haldi viðskiptavininum reglulega upplýstum um stöðu verkefna og kostnað. Samskipti ganga auðvitað í báðar áttir. Lögmenn ættu að vera óhræddir við að hafa samband við viðskiptavini til að fá nánari skýringar á verkbeiðni eða umfangi verkefna, viðskiptalega hagsmuni, eða önnur atriði sem tengjast viðskiptasambandinu.

Skilningur á rekstri fyrirtækis og hvata kaupandans

Það getur verið þýðingarmikið að lögmaður leggi sig fram um að skilja rekstur fyrirtækisins og aðra viðskiptalega hagsmuni þess enda skila lögmenn með góða þekkingu á starfsemi fyrirtækis almennt praktískari ráðgjöf. Í þessu felst ekki eingöngu að skilja viðeigandi lagaramma eða hafa almenna vitneskju um þann geira sem fyrirtækið starfar í. Fyrirtæki eru mismunandi. Fyrirtæki í sama geira geta starfað með mjög mismunandi hætti og haft ólíka viðskiptalega hagsmuni.

Hvatar kaupandans geta líka skipt máli.

Innanhússlögfræðingar útvista málum oftar en ekki til að nýta sérfræðiþekkingu og reynslu lögmanna. Þá er mikilvægt að lögmaður komi raunverulega með þá þekkingu að borðinu. Lögmaðurinn þarf sömuleiðis að geta tengt hana við viðskiptalega hagsmuni fyrirtækisins til að ná fram þeim markmiðum sem stefnt var að. Með öðrum orðum, það er ekki alltaf nóg að vera sérfræðingur á tilteknu réttarsviði ef lögmaður skilur ekki þau vandamál sem fyrirtækið er að glíma við.

Innanhússlögfræðingar nýta lögmenn einnig vegna eigin vinnuálags. Í slíkum tilvikum er mikilvægt að lögmaðurinn létti raunverulega undir vinnuálagi með því að standa við tímafresti og tryggja að verkið sé nægilega vel unnið til að kaupandinn nái fram því tímahagræði sem stefnt var að.

Lögmenn eiga að vera hreinskilnir ef þeir hafa ekki þá sérþekkingu sem óskað er eftir eða ef þeir hafa ekki tíma til að sinna málum innan þess tímaramma sem óskað er eftir.

Hagsmunaárekstrar

Lögmenn mættu í sumum tilvikum sinna betur mati á hagsmunaárekstrum. Það fer almennt í taugarnar á viðskiptavinum að fá beiðnir frá lögmanni um samþykki að vinna fyrir annan aðila, þar sem uppi eru mögulegir hagsmunaárekstrar. Það setur viðskiptavininn í óþægilega stöðu gagnvart lögmanninum. Ef lögmaðurinn telur að það kunni að vera uppi hagsmunaárekstrar á hann að taka ákvörðun en ekki varpa ábyrgðinni yfir á viðskiptavininn. Þetta á ekki síður við þegar um óbeina hagsmunaárekstra er að ræða. Með því er átt við þegar lögmaður hefur tekið að sér málefni fyrir viðskiptavin, s.s. deilumál sem krefst þess að lögmaðurinn skilji styrkleika og veikleika málsins, og sami lögmaður eða annar lögmaður á sömu lögmannsstofu tekur síðan að sér mál fyrir annan viðskiptavin um gagnstæða hagsmuni, jafnvel þó að viðskiptavinirnir séu ekki í málaferlum gegn hvorum öðrum.

Mat á hagsmunaárekstrum kann að vera flókið á litlum markaði eins og á Íslandi. Lögmenn sem vilja byggja upp traust viðskiptasamband verða hins vegar að ávallt að gæta að hugsanlegum hagsmunaárekstrum.

Framúrskarandi þjónusta er skýr og skilvirk

Ráðgjöf þarf að vera skýr og svara þeim álitaefnum sem lagðar voru fyrir lögmanninn. Lögmaður á að mynda sér skoðun og rökstyðja hana. Ómarkviss eða óskýr ráðgjöf gagnast viðskiptavinum ekki. Að sama skapi má ekki draga úr ráðgjöfinni með ógrynni af fyrirvörum.

Hér skiptir einnig máli að ráðgjöfin sé í takt við væntingar viðskiptavinarins og umbeðið umfang verkefnisins. Lögmenn eru stundum tregir við að spyrja um hvað sé raunverulega verið að biðja um eða hvaða viðskiptalegu hagsmunir séu undir í málinu. Ef slíkt er óljóst fyrir lögmanninn eru líkur á að ráðgjöfin verði ómarkviss, ekki í samræmi við væntingar kúnnans, eða dýrari en gert var ráð fyrir.

Lögmenn mættu einnig í sumum tilvikum setja fram skýrari valkosti um þær leiðir sem hægt er að fara. Kaupendur útvista verkefnum til lögmanna vegna álitamála sem þarfnast einhverra framkvæmanlegra aðgerða, ekki vegna fræðilegs áhuga á lögfræði. Þeim mun skýrari valkostir sem settir eru fram, þeim mun praktískari er ráðgjöfin. Þetta er sérstaklega mikilvægt í ráðgjöf til fyrirtækja þar sem áhættumat vegur þungt í ákvörðunartöku. Valkostir geta þannig verið settir fram miðað við mismunandi viðskiptalegar forsendur eða mat á áhættuþáttum. Í þessu sambandi má líka nefna að lögmenn eiga það til að gera of mikið úr lagalegum þáttum sem fela í sér takmarkaða áhættu í framkvæmd. Lögmenn ættu að setja fram praktíska greiningu á raunverulegri áhættu þegar slíkt á við.

Ráðgjöf á að vera sett fram á skýru og skiljanlegu máli. Lögmenn eru stundum of lagatæknilegir. Og ættu almennt að tileinka sér að heimfæra lagatexta yfir á „mannamál“. Langar dómareifanir, lagatilvísanir eða aðrar lagalegar hugleiðingar bæta oft litlu við og flækja ráðgjöfina. Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar kaupandinn er ekki lögfræðingur en á alltaf við. Innanhússlögfræðingar deila iðulega greiningum lögmanna og vilja síður þurfa að útskýra lagatexta lögmannsins fyrir þá ólöglærðu. Stutt samantekt á helstu niðurstöðum er ávallt til bóta, einkum þegar um flókna ráðgjöf er að ræða.

Ráðgjöf þarf heldur ekki alltaf að vera mjög formleg eða lögfræðilegs eðlis. Oft þurfa viðskiptavinir einfaldlega að velta upp sjónarmiðum og fá sýn annarra á álitaefnum. Í þessu getur falist aðstoð við að meta tiltekna áhættuþætti, fá tillögur að lausnum eða reynslu lögmanna af úrlausn sambærilegra mála.

Verkefnastjórnun og tímafrestir

Það er gríðarlega mikilvægt að tímafrestir séu virtir og verk séu unnin í takt við væntingar kaupanda. Þá eiga lögmenn að tileinka sér að upplýsa viðskiptavininn reglulega um framgang mála, jafnvel þó lítið markvert sé að gerast og ávallt láta vita sem allra fyrst ef tafir eru fyrirséðar. Það er ekki traustvekjandi að þurfa að kalla eftir svörum eftir að umsamdir tímafrestir eru liðnir, ýta á eftir málum, eða sinna verkefnastjórnun mála sem hafa verið falin utanaðkomandi lögmanni. Stundum skiptir meira máli að fá svör á tilteknum tíma en ítarlega greiningu. Það er góð vinnuregla að upplýsa reglulega um stöðu mála og næstu skref, eða jafnvel að gefa viðskiptavini grófa tíma- og verkáætlun fyrir stærri verkefni.

Það er mikilvægt að verk séu unnin í takt við væntingar kaupanda

Kostnaður fyrirsjáanlegur og í takt við hagsmuni

Gagnsæi og fyrirsjáanleiki eru lykilatriði til að tryggja að verð sé í samræmi við væntingar kaupandans. Það veldur gremju og grefur undan trausti að þurfa að gera athugasemdir við reikninga. Að gefa kaupanda yfirlit um væntanlegan kostnað er eitthvað sem lögmenn mættu tileinka sér í auknum mæli. Sömuleiðis ættu lögmenn að upplýsa kaupanda eins fljótt og verða má ef líkur eru á því að kostnaðaráætlun standist ekki eða ef kostnaðurinn verður meiri en kaupandinn má almennt vænta af máli.

Tækniþróun hefur gert það að verkum að hægt er að framkvæma ákveðin verk á fljótlegan og ódýran hátt, s.s. með gervigreindarforritum. Af þessu leiðir að erfiðara verður fyrir lögmenn að réttlæta tímagjald fyrir slíka vinnu og þar af leiðandi mikilvægt að lögmenn aðlagi starfshætti sína að breyttum aðstæðum. Kaupendur lögmannsþjónustu vilja ekki greiða fyrir þjálfunarkostnað full-trúa á lögmannstofu eða borga fullt tímagjald fyrir vinnu sem væri hægt að sinna með tæknilausnum. Lögmaður verður að meta raunverulegt virði vinnu fulltrúa, ekki horfa eingöngu á skráða tíma hans, og reyna eftir fremsta megni að nýta tæknilausnir og leyfa viðskiptavininum einnig að njóta ávinningsins. Í öllu falli ættu lögmenn sem vilja stuðla að viðvarandi viðskiptasambandi að meta virði ráðgjafar og samhengi hennar við viðskiptalega hagsmuni, og eiga opinská samtöl við viðskiptavini um kostnað.

Önnur þjónusta

Viðskiptavinir kunna almennt vel að meta þegar lögmenn bjóða að eigin frumkvæði upp á fræðsluefni, s.s. málstofur eða fréttabréf um nýja löggjöf eða breytingar á tilteknum réttarsviðum. Viðskiptavinir hafa ekki alltaf þekkingu eða tíma til að kafa ofan í hin ýmsu réttarsvið. Þetta opnar stundum augu viðskiptavina fyrir nauðsynlegum verkefnum og gefur lögmönnum tækifæri að kynna sérþekkingu sína á tilteknum réttarsviðum fyrir núverandi og nýjum viðskiptavinum.

Lögmenn sem skilja þarfir viðskiptavina munu sigra samkeppnina

Þeir sem munu sigra

Kaupendur lögmannsþjónustu vænta þess að lögmenn séu samstarfsaðilar og vilja helst geta byggt upp viðvarandi viðskiptasamband við tiltekna lögmenn. Til þess þarf lögmaður að sýna fram á traust og veita framúrskarandi þjónustu. Lögmenn ættu að meta raunverulegt virði vinnu sinnar frá sjónarhóli viðskiptavinarins og hafa í huga hvernig ráðgjöfin muni gagnast viðskiptavininum. Þetta er sérstaklega mikilvægt á tímum þar sem lögmenn eru ekki einungis í samkeppni við aðra lögmenn heldur líka tæknilausnir.

Lögmenn sem skilja þarfir viðskiptavina og veita skýra og skilvirka ráðgjöf, með hliðsjón af hagsmunum þeirra hverju sinni, munu sigra samkeppnina. Þeir eru líklegri til að fá verkefni og meðmæli. Lögmenn sem sitja fastir í stafasúpunni eru ólíklegri til þess og verður sjálfsagt skipt út fyrir næstu tæknilausn.

Ásgeir Ágústsson, lögmaður hjá Rapyd Europe ehf.