Fyrir rúmum fjórum árum hóf ég störf hjá Össuri sem persónuverndarfulltrúi samstæðunnar. Í aðdragandanum velti ég fyrir mér hinum ýmsu leiðum til að ná til samstarfsmanna minna og kynna mig og starfssvið persónuverndarfulltrúans. Sumar voru nokkuð hefðbundnar, eins og námskeiðshald og jafnvel einhvers konar reglulegir viðtalstímar, meðan aðrar voru aðeins óhefðbundnari. Mér datt til dæmis í hug að ég gæti hreinlega komið á fót mínu eigin hlaðvarpi, því hver myndi ekki vilja verja dýrmætum tíma í að hlusta á vangaveltur um persónuvernd sér til ánægju og yndisauka? Skemmst er frá því að segja að hlaðvarpið er enn sem komið er bara hugmynd, en hver veit hvað framtíðin ber í skauti sér?

Innan við tveimur mánuðum frá því að ég steig fyrst fæti inn á skrifstofur Össurar sem starfsmaður var ég svo stödd á sviði í Hörpu þar sem ég stjórnaði kór fyrirtæksisins, Össkur, í kveðjuhófi fráfarandi forstjóra. Þrátt fyrir áratuga reynslu af kórsöng var þetta frumraun mín í að stjórna kór og það á glænýjum vinnustað fyrir framan fjölmennan hóp gesta. Verkefnið var ansi stressandi en um leið mjög skemmtilegt. Mig óraði þó ekki fyrir því hversu mikil og jákvæð áhrif þetta „stönt“ mitt á fyrstu vikum starfsins myndi hafa á tengslanet mitt innan vinnustaðarins og nálgun mína á starfið.

Eru persónuverndarfulltrúar gleðispillar?

Persónuverndarfulltrúar, líkt og aðrir sem koma að ýmsum verkefnum sem snúa að hlítni við lög og reglur, eru nefnilega oft álitnir hálfgerðir gleðispillar. Þetta á ekki síst við ef persónuverndarfulltrúinn fær ekki að taka þátt í hlaupinu fyrr en á síðustu metrum maraþonsins. Þá þarf stundum að gera breytingar, eða jafnvel stöðva verkefni eða fresta þeim, ef þau hafa ekki verið unnin samkvæmt kúnstarinnar reglum og slík inngrip njóta sjaldnast mikilla vinsælda. Svona þarf þetta hins vegar ekki að vera og á raunar alls ekki að vera þannig.

Persónuverndarlöggjöfin gerir kröfu um svokallaða innbyggða og sjálfgefna persónuvernd, sem á mannamáli felur í sér að gera eigi ráð fyrir sjónarmiðum um persónuvernd í allri hönnun hugbúnaðar, lausna og ferla. Til að þetta takist í raun og veru þarf persónuverndarfulltrúi að koma tímanlega að málum sem varða vinnslu persónuupplýsinga, og um það er raunar gerð sérstök krafa í löggjöfinni. Stóra spurningin er: Hvernig tryggjum við þessa tímanlegu aðkomu?

Litla sviðsljósið

Víkur sögunni aftur að kórstjórnandi persónuverndarfulltrúanum. Öll sem hafa sungið í kór þekkja hvað því fylgir mikil gleði, og kórinn Össkur var engin undantekning þar á. Þar sem ég stóð þar í stafni ætla ég að gerast svo djörf að fullyrða að fyrstu kynni samstarfsfólks míns af mér hafi verið jákvæð. Stuð og stemning voru einkunnarorðin okkar og markmiðið umfram allt að hafa gaman. Þarna fékk ég bókstaflegt sviðsljós til að stíga inn í á fyrstu vikum mínum í starfi. Mun fleiri vissu hver ég var á þessum tímapunkti en ella, auk þess sem fólk tengdi mig við kórsöng og gleði. Ég er handviss um að þetta gerði ýmsum auðveldara fyrir að leita til mín með spurningar. Við vitum jú að stundum veigrar fólk sér við því að leita til persónuverndarfulltrúa og jafnvel lögfræðinga almennt. Að vissu leyti er það vegna þess að fólk óttast viðbrögðin, á von á skömmum eða stífu viðmóti, þrátt fyrir að sá ótti sé ekki endilega á rökum reistur.

Smátt og smátt áttaði ég mig á dýpri merkingu og mikilvægi þessa litla sviðsljóss sem mér hafði verið skaffað á fyrstu vikum starfsins. Það færði mér sýnileika. Ég fór því að vinna markvisst að því að viðhalda sýnileikanum og auka hann, sem getur verið krefjandi í stóru alþjóðlegu fyrirtæki eins og Emblu Medical, móðurfélagi Össurar, sem ég tilheyri í dag. Frá því að bjóða upp á opin stað- og fjarnámskeið, þ.m.t. á þeim erlendu starfsstöðvum sem ég heimsæki, og til þess að halda úti hóp á Viva Engage þar sem teymið mitt birtir stuttar færslur á léttu nótunum um afmörkuð viðfangsefni á sviði persónuverndar, eru aðferðirnar margvíslegar. Glettnin á ávallt sinn stað og flestar af mínum kynningum innihalda allavega eina katta- eða hundamynd! Þá má ekki vanmeta það að ná stuttum fundum með stjórnendum þegar tækifæri gefst; það geri ég hiklaust þegar við erum stödd í sama landinu. Ef ekki tekst að bóka fund má svo alltaf ná fólki við kaffivélina. Stundum eru bestu samtölin nefnilega þau sem snúa einfaldlega að því sem ber hæst hverju sinni. Allt þetta verður nefnilega til þess að samstarfsfólkið man frekar eftir manni, sem er síður en svo sjálfsagt þegar öll eru með fullar hendur og þar að auki dreifð um heiminn.

Léttleiki í samskiptum

Uppáhaldsdæmisagan mín er nýleg. Ég átti fund með starfsmanni úr markaðsdeildinni okkar. Við höfðum unnið saman nokkrum sinnum áður og ég veitt ráðgjöf í tengslum við ýmis verkefni sem hann hafði komið að. Í þessu tilviki leitaði viðkomandi til mín með glænýja hugmynd sem hann hafði ekki einu sinni borið undir yfirmann sinn. Fyrst vildi hann vera viss um að það sem hann vildi leggja til væri yfir höfuð framkvæmanlegt með tilliti til persónuverndarsjónarmiða. Þetta gladdi ekki aðeins persónuverndarhjartað, heldur sýndi að mínu mati fram á hvaða áhrif það getur haft að bera sig eftir því að mynda tengsl við samstarfsfólk og að skapa þá upplifun að við séum saman í liði og stefnum að sama markmiði. Að vera kölluð að borðinu löngu áður en þess er krafist samkvæmt ferlum sýnir þetta glögglega.

Síðast en ekki síst hef ég komist að því að léttleiki í samskiptum er ómetanlegur þegar átt er við flókin málefni. Þetta þýðir ekki að gefa þurfi neinn afslátt af kröfum eða gæðum ráðgjafar, heldur að það hvernig við tölum um hlutina getur skipt höfuðmáli í því að styrkja tengsl og auka líkurnar á að fólk vilji fá mann með í verkefni. Að sýna þann áhuga og þá ástríðu sem maður hefur fyrir sviðinu skemmir ekki heldur því það er smitandi. Aukinn áhugi samstarfsfólksins á persónuvernd og að gera hlutina rétt verður svo líka til þess að þau eru líklegri til að leita til okkar.

Yfirfærum sköpunargleðina

Lögfræðingar eru margir hverjir mjög skapandi. Mörg leggjum við stund á einhvers konar listsköpun, til dæmis eru alveg ótrúlega margir lögfræðingar í kórum landsins. Ég mæli eindregið með því að yfirfæra þessa sköpunargleði á lögfræðistörfin og hugsa út fyrir kassann, hvort sem það tengist samskiptaleiðum eða einhverju allt öðru. Þó ekki væri annað veit ég af eigin reynslu að það gerir vinnudaginn skemmtilegri, jafnvel fyrir fleiri en okkur sjálf. Gangi ykkur öllum vel að finna ykkar eigið Össkur! 

Vigdís Sigurðardóttir, forstöðumaður hjá Emblu Medical